 |
    |
 |
||
|
 |
 |
 |
|
|
 |
|
 |
|
 |
|
|
|
|
 |
|
|
|
|
|
Секрет секретаря
Наталья Козлова, заведующая редакцией "Маруси": "Мне кажется, что девизом секретаря могла бы стать фраза, сказанная Карлсоном: "Спокойствие, только спокойствие". Без этого качества работать тяжеловато. Может случиться так, что куча разных дел навалится на тебя одновременно - и со всем этим надо справиться вовремя. И если именно в такой момент попадется кто-нибудь "под горячую руку", главное - не заорать и не разозлиться, а вежливо сказать: "Я все сделаю, но через секундочку". Ведь никто не виноват, что такова специфика твоей работы, незачем портить настроение своим же друзьям. Конечно же, секретарь должен многое уметь: быстро переключаться с одного вида деятельности на другой, работать на компьютере (Word, Excel, электронная почта), вести делопроизводство, общаться с посетителями, стенографировать, составлять письма и т. д. Кроме того, на его совести - получение, обработка входящей и исходящей почты, ведение телефонных разговоров, организация приемов, совещаний и деловых поездок руководителя... Но вообще-то служебные функции и обязанности могут быть ограничены или расширены и дополнены другими - в зависимости от специфики предприятия, учреждения или фирмы". Нина Стефанова, секретарь WWF (Всемирный фонд дикой природы): "Я уже больше года работаю секретарем в очень известной и уважаемой организации и при этом учусь на дневном отделении МГУПБ. Совмещать работу и учебу мне удается почти без каких-либо усилий и неприятных последствий, так как график посменный. Вот что входит в мои обязанности: ответы на телефонные звонки, рассылка электронной почты и факсов, копирование документов, встреча гостей. Также надо быть в курсе, где находятся сотрудники и когда вернутся. Не помешает и знание иностранного языка (иностранцы очень часто нам звонят и бывают у нас в офисе, ведь наш фонд является международным). У этой профессии есть свои особенности: например, нельзя показывать свое истинное настроение, даже если оно у тебя испорчено, всегда надо делать все вовремя - не стоит ничего откладывать "на потом", даже если много дел. Но работа у меня интересная, я часто общаюсь с известными и уважаемыми людьми - например, у нас в офисе бывает Н.Н.Дроздов (он входит в состав попечительского совета WWF). А однажды к нам приезжал принц-консорт Дании Хенрик. За несколько дней до этого нужно было разослать приглашения на встречу нашего директора и Его Королевского Высочества. Это была очень напряженная и нервная работа, так как мы должны были убедиться, что человек получил приглашение, и узнать его мнение об этой встрече. Задачу осложнили майские праздники: не всех удавалось застать на рабочих местах. В результате пришлось задержаться в офисе до часа ночи и добираться домой на такси... И вот долгожданный день настал. Помню как сейчас: около офиса - очень много охраны, и все наши сотрудники переживают и ждут. Подъезжает кортеж черных машин, и в одной из них мы видим нашего гостя. У нас была заранее спланирована программа мероприятия. Когда мы собрались все вместе в нашем конференц-зале, принц Хенрик произнес речь, а затем микрофон взял в руки наш директор и начал ее переводить. И вдруг прозвучали слова: "....спасибо тем людям, без которых эта встреча не состоялась бы..." И, о боже мой, я услышала свою фамилию! Все было как во сне. Но на память об этом дне осталась фотография, где Его Королевское Высочество принц-консорт Дании Хенрик вручает мне благодарность (кстати, она и сейчас висит у меня дома на стене)". Лиля, помощник руководителя крупной компании: "Началось все с того, что я не поступила в институт. Несколько дней горевала. С тоски решила устроиться на работу и одновременно готовиться к экзаменам в следующем году. Вот только мучил вопрос: куда меня примут без образования? Никого не интересует, что у меня "пятерка" по русскому и что я учила два языка. Главное - диплома-то нет! В конце концов мама устроила меня к знакомым в солидную строительную фирму. Обязанности у меня сначала были очень простенькие: я сидела в приемной, отвечала на звонки однообразно-радостным голосом и соединяла абонентов с разными отделами компании. Для этого никакие особые знания не нужны. Потом меня повысили, и я стала "офис-менеджером": теперь мне надо было посетителей встречать-провожать, кофе варить, копии разных бумажек делать, время от времени что-то перепечатывать на компьютере. Как мне потом сказали, прежняя секретарша вечно все забывала и делала ошибки в важных документах, а с моим появлением наша начальница смогла наконец-то вздохнуть свободно. Недавно я стала ее личным помощником: выполняю всякие поручения, обрабатываю корреспонденцию, работаю "живым органайзером" - напоминаю о встречах и запланированных делах, совещания организовываю. Например, перед ее поездкой в Германию мне пришлось несколько дней вести оживленную переписку по электронной почте с нашими немецкими партнерами, чтобы уточнить расписание переговоров и наметить культурную программу. Так что знание двух языков мне очень пригодилось! Я все-таки поступила в институт - на заочное отделение. Буду осваивать тонкости строительного бизнеса. Лучше всего получить высшее образование в той сфере, где ты собираешься работать (например, юридическое, экономическое и т.д.), чтобы были какие-то перспективы для будущей карьеры. Есть, конечно, и специальные курсы для секретарей (платные), но я, например, всему училась "по ходу дела" и обошлась без них". Да, тебе сюда! Историко-архивный институт (документирование и информационное
обеспечение управления). Государственный университет управления Российский государственный гуманитарный университет
(факультет документоведения) Уральский государственный университет (исторический
факультет) Полистай справочник местных вузов - наверняка найдется еще что-нибудь подходящее! |
|
Андрей Мухин |
|
|
"Привет,
дорогая "Маруся"! Хочу попросить тебя рассказать о профессии
секретаря. Что входит в его обязанности? Заранее благодарна!"
Ольга, Архангельская обл.
 |