Свежий номер

Новый конкурс

Официальная группа журнала "Маруся" ВКонтакте
Поиск по сайту
Июль 2022
Пн Вт Ср Чт Пт Сб Вс
 123
45678910
11121314151617
18192021222324
25262728293031
Маруся ВКонтакте:
Маруся в Вконтакте
Поделиться в соцсетях

Секрет секретаря

Секретарь"Привет,
дорогая "Маруся"! Хочу попросить тебя рассказать о профессии
секретаря. Что входит в его обязанности? Заранее благодарна!"
Ольга, Архангельская обл.

Наталья Козлова, заведующая редакцией "Маруси":

"Мне кажется, что девизом секретаря могла бы стать
фраза, сказанная Карлсоном: "Спокойствие, только спокойствие".
Без этого качества работать тяжеловато. Может случиться так, что
куча разных дел навалится на тебя одновременно - и со всем этим
надо справиться вовремя. И если именно в такой момент попадется
кто-нибудь "под горячую руку", главное - не заорать и
не разозлиться, а вежливо сказать: "Я все сделаю, но через
секундочку". Ведь никто не виноват, что такова специфика твоей
работы, незачем портить настроение своим же друзьям.

Конечно же, секретарь должен многое уметь: быстро переключаться
с одного вида деятельности на другой, работать на компьютере (Word,
Excel, электронная почта), вести делопроизводство, общаться с посетителями,
стенографировать, составлять письма и т. д. Кроме того, на его совести
- получение, обработка входящей и исходящей почты, ведение телефонных
разговоров, организация приемов, совещаний и деловых поездок руководителя...
Но вообще-то служебные функции и обязанности могут быть ограничены
или расширены и дополнены другими - в зависимости от специфики предприятия,
учреждения или фирмы".

Нина Стефанова, секретарь WWF (Всемирный фонд дикой
природы):

"Я уже больше года работаю секретарем в очень известной
и уважаемой организации и при этом учусь на дневном отделении МГУПБ.
Совмещать работу и учебу мне удается почти без каких-либо усилий
и неприятных последствий, так как график посменный. Вот что входит
в мои обязанности: ответы на телефонные звонки, рассылка электронной
почты и факсов, копирование документов, встреча гостей. Также надо
быть в курсе, где находятся сотрудники и когда вернутся. Не помешает
и знание иностранного языка (иностранцы очень часто нам звонят и
бывают у нас в офисе, ведь наш фонд является международным).

У этой профессии есть свои особенности: например, нельзя
показывать свое истинное настроение, даже если оно у тебя испорчено,
всегда надо делать все вовремя - не стоит ничего откладывать "на
потом", даже если много дел. Но работа у меня интересная, я
часто общаюсь с известными и уважаемыми людьми - например, у нас
в офисе бывает Н.Н.Дроздов (он входит в состав попечительского совета
WWF). А однажды к нам приезжал принц-консорт Дании Хенрик. За несколько
дней до этого нужно было разослать приглашения на встречу нашего
директора и Его Королевского Высочества. Это была очень напряженная
и нервная работа, так как мы должны были убедиться, что человек
получил приглашение, и узнать его мнение об этой встрече. Задачу
осложнили майские праздники: не всех удавалось застать на рабочих
местах. В результате пришлось задержаться в офисе до часа ночи и
добираться домой на такси...

И вот долгожданный день настал. Помню как сейчас: около
офиса - очень много охраны, и все наши сотрудники переживают и ждут.
Подъезжает кортеж черных машин, и в одной из них мы видим нашего
гостя. У нас была заранее спланирована программа мероприятия. Когда
мы собрались все вместе в нашем конференц-зале, принц Хенрик произнес
речь, а затем микрофон взял в руки наш директор и начал ее переводить.
И вдруг прозвучали слова: "....спасибо тем людям, без которых
эта встреча не состоялась бы..." И, о боже мой, я услышала
свою фамилию! Все было как во сне. Но на память об этом дне осталась
фотография, где Его Королевское Высочество принц-консорт Дании Хенрик
вручает мне благодарность (кстати, она и сейчас висит у меня дома
на стене)".

Лиля, помощник руководителя крупной компании:

"Началось все с того, что я не поступила в институт.
Несколько дней горевала. С тоски решила устроиться на работу и одновременно
готовиться к экзаменам в следующем году. Вот только мучил вопрос:
куда меня примут без образования? Никого не интересует, что у меня
"пятерка" по русскому и что я учила два языка. Главное
- диплома-то нет! В конце концов мама устроила меня к знакомым в
солидную строительную фирму. Обязанности у меня сначала были очень
простенькие: я сидела в приемной, отвечала на звонки однообразно-радостным
голосом и соединяла абонентов с разными отделами компании. Для этого
никакие особые знания не нужны. Потом меня повысили, и я стала "офис-менеджером":
теперь мне надо было посетителей встречать-провожать, кофе варить,
копии разных бумажек делать, время от времени что-то перепечатывать
на компьютере. Как мне потом сказали, прежняя секретарша вечно все
забывала и делала ошибки в важных документах, а с моим появлением
наша начальница смогла наконец-то вздохнуть свободно. Недавно я
стала ее личным помощником: выполняю всякие поручения, обрабатываю
корреспонденцию, работаю "живым органайзером" - напоминаю
о встречах и запланированных делах, совещания организовываю. Например,
перед ее поездкой в Германию мне пришлось несколько дней вести оживленную
переписку по электронной почте с нашими немецкими партнерами, чтобы
уточнить расписание переговоров и наметить культурную программу.
Так что знание двух языков мне очень пригодилось! Я все-таки поступила
в институт - на заочное отделение. Буду осваивать тонкости строительного
бизнеса. Лучше всего получить высшее образование в той сфере, где
ты собираешься работать (например, юридическое, экономическое и
т.д.), чтобы были какие-то перспективы для будущей карьеры. Есть,
конечно, и специальные курсы для секретарей (платные), но я, например,
всему училась "по ходу дела" и обошлась без них".

Да, тебе сюда!

Историко-архивный институт (документирование и информационное
обеспечение управления).
103012, Москва, ул. Никольская, 15. Тел. (095) 925-50-19.

Государственный университет управления
109542, Москва, Рязанский пр., д. 99. Тел. (095) 371-57-66

Российский государственный гуманитарный университет
(факультет документоведения)
123993, Москва, Миусская площадь, д. 6. Тел. (095) 250-61-18.

Уральский государственный университет (исторический
факультет)
620083, г. Екатеринбург, ул. Тургенева, 4. Тел. (3432) 350-75-36.

Полистай справочник местных вузов - наверняка найдется
еще что-нибудь подходящее!

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *